ДОДАТОК Х
КЕРІВНІ ПРИНЦИПИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ ПЕРЕВІРОК
Перевірки можуть проводитися на основі аудиту та/або вибіркових перевірок.
Для цілей цього Додатку:
(a) «об’єкт аудиту» це Сторона, яку перевіряють;
(b) «аудитор» це Сторона, яка проводить перевірку.
1. Основні принципи перевірки
1.1. Перевірки здійснюються у співробітництві між аудитором та об’єктом аудиту відповідно до положень цього Додатку.
1.2. Перевірки призначені для визначення ефективності контролю об’єкту аудиту, а не для відмови від окремих тварин, груп тварин, партій товару від харчових установ чи окремих поставок рослин чи продуктів рослинного походження. Якщо перевірка виявляє серйозну загрозу тваринам, рослинам чи людському здоров’ю, об’єкт аудиту має негайно прийняти коригуючі заходи. Процес може включати вивчення відповідних постанов, метод втілення, оцінку кінцевого результату, рівень відповідності та подальші коригуючі заходи.
1.3. Частота перевірок повинна залежати від продуктивності. Низький рівень продуктивності збільшує частоту перевірок; незадовільна продуктивність має бути виправлена об’єктом аудиту до задоволення аудитора.
1.4. Перевірки та рішення, прийняті після них, мають бути прозорими та послідовними без невиправданої затримки і не менш сприятливі для імпортної продукції, ніж для подібних національних товарів.
2. Принципи стосовно аудитора
Аудитори мають підготувати план відповідно до міжнародновизнаних стандартів, якщо такі застосовуються, що охоплює наступні пункти:
2.1. предмет, глибина та межі перевірки;
2.2. дата та місце перевірки, розклад та пункти кінцевої доповіді;
2.3. мова чи мови, якими буде вестись перевірка та писатися доповідь;
2.4. особи аудиторів включаючи, якщо використовується командний підхід, їх керівників. Спеціальні професійні навички можуть бути необхідні для проведення перевірки спеціалізованих систем та програм;
2.5. розклад зустрічей з керівниками та візитів до установ та устаткування, якщо таке застосовується. Перелік установ або устаткування для візиту не подається наперед;
2.6. відповідно до постанов про свободу інформації, аудитор має дотримуватися комерційної конфіденційності. Слід уникати конфлікту інтересів;
2.7. дотримання правил гігієни та безпеки праці та прав оператора. Цей план має бути наперед переглянутий представниками об’єкту аудиту.
3. Принципи стосовно об’єкту аудиту.
Для полегшення перевірки до дій, вчинених об’єктом аудиту, застосовуються наступні принципи:
3.1. Об’єкт аудиту мусить повністю співпрацювати з аудитором та призначити персонал, відповідальний за це завдання.
Співробітництво може, наприклад, включати:
- доступ до всіх відповідних нормативних актів та стандартів;
- доступ до програм та відповідних записів та документів;
- доступ до доповідей про аудит та перевірку;
- документація щодо коригуючих заходів та санкцій;
- полегшення доступу до установ.
3.2. Об’єкт аудиту мусить показати документарну програму, щоб довести аудитору, що стандарти дотримано незмінно та послідовно.
4. Процедури.
4.1. Вступне засідання.
Представники Сторін мають провести вступне засідання. На цьому засіданні аудитор уповноважений розглянути план перевірки та підтвердити наявність відповідних ресурсів, документації та інших необхідних засобів для проведення перевірки.
4.2. Перегляд документів.
Перегляд документів може включати перегляд документів та записів, вказаних у пункті 3.1 цього додатку, структури та повноважень об’єкта аудиту, та будь-яких відповідних змін у системах перевірки та сертифікації з набрання чинності цією Угодою чи з дати попередньої перевірки, з акцентом на втіленні елементів систем перевірки та сертифікації для тварин, продуктів тваринного походження, рослин чи продуктів рослинного походження, що перевіряються. Сюди може входити перевірка відповідних записів сертифікації та перевірки й документів.
4.3. Вибіркові перевірки.
4.3.1. Рішення включити цей крок базуватиметься на оцінці ризику, беручи до уваги фактори, пов’язані з тваринами, продуктами тваринного походження, рослинами або продуктами рослинного походження, історію відповідності вимогам промислового сектору чи Сторони-експортеру, об’єм виробленої продукції на імпорт чи експорт, зміни в інфраструктурі та внутрішні системи перевірки та сертифікації.
4.3.2. Вибіркові перевірки можуть включати візити на місце виробництва, обробки їжі чи зберігання продуктів, лабораторій контролю для перевірки відповідності інформації, що міститься в документах, згаданих у пункті 4.2 цього додатку.
4.4. Наступна перевірка
Якщо проводиться наступна перевірка з метою перевірки усунення недоліків, буде достатньо розглянути лише ті пункти, які були виявлені і потребують коригування.
5. Робочі документи
Форми аудиторської звітності та висновки мають бути стандартизовані, наскільки це можливо, щоб зробити перевірку уніфікованою, прозорою та ефективною. Робочі документи можуть включати списки елементів оцінювання. Такі списки можуть охоплювати:
- законодавство;
- структуру та операції перевірки та послуги сертифікації;
- дані потужностей та робочі процедури, статистику охорони здоров’я, плани вибіркового контролю та результати;
- заходи та процедури відповідності;
- процедури (звітування та оскарження); та
- програми тренування.
6. Заключне засідання.
Заключне засідання проводиться між представниками Сторін, за присутності, якщо потрібно, керівників, відповідальних за програми внутрішньо-національної перевірки та сертифікації. На цій зустрічі аудитор представляє результати перевірки. Інформація подається чітко та коротко, щоб висновки аудитора були чітко зрозумілі. План заходів для коригування помічених недоліків складається об’єктом аудиту, бажано із фінальними датами для завершення.
7. Звіт.
Звіт про перевірку надсилається об’єкту аудиту впродовж 20 робочих днів. Об’єкт аудиту матиме 25 робочих днів для коментарів до проекту доповіді. Коментарі, зроблені об’єктом аудиту, додаються чи, якщо можливо, включаються до остаточного звіту. Однак, якщо під час перевірки виявлено значний ризик здоров’ю людини, тварин чи рослин, об’єкт аудиту буде проінформований якомога швидше і в будь-якому випадку, впродовж 10 робочих днів після завершення перевірки.